浅谈医院科研经费预算审计(解媛媛)
 

浅谈医院科研经费预算审计

解媛媛

    随着科教兴国战略的全面展开,国家对科研的资金投入不断加大,作为高校的附属医院每年获得的科研经费支持也随之逐年增加。科研经费专款专用、品类繁多等特殊性决定了其在为医院发展创造基本物资条件的同时也在经费的使用和管理上带来了前所未有的问题。无论是国家层面还是医院上级主管部门,对医院科研经费的监管将持续延伸。因此,加强科研经费的内部审计,使之成为医院内部审计的一项常规工作,将对规范医院科研管理起着至关重要的作用。

    一、科研经费预算审计的意义

    科研经费审计是指内审部门对单位各类科研经费收支的合规性、合理性、真实性、效益型进行的监督和评价活动。由于预算管理是经费管理的重要环节,因此,科研经费预算审计是科研经费审计的核心。今年6月,李克强总理在国务院常务会上关于落实科研资金管理相关政策的议题中指出:科研项目主管部门要完善预算编制指南,指导项目承担单位和科研人员科学合理编制项目预算;制定预算评估评审工作细则,优化评估程序和方法,规范评估行为,建立健全与项目申请者及时沟通反馈机制。可见,重视科研经费预算环节,通过对资金流动的监督审查,控制和改进科研经费合法、合规、合理使用,可以更加有效地规范科研经费使用流程,促进医院内部审计监督职能的发挥。

    二、科研经费预算审计的现状

    受审计技术、人员配备等审计硬件条件不足等综合性因素的制约,医院审计部门大多没有开展科研经费审计,少部分医院已经开始尝试对科研经费的合法性、合规性进行财务收支审计,而对科研经费进行事前、事中、事后全过程审计的医院就更少了。科研经费预算审计正是建立在全过程审计的基础之上,从预算申报、预算编制、预算执行、再到决算的审计过程,其中最重要的核心审计环节就是预算编制和预算执行环节。出现开展科研经费预算审计较其它专项审计滞后这种状况,主要是由于科研经费预算自身的特点加大了科研经费预算审计的难度。具体如下:

    ()科研经费预算的特点

    1.经费总量逐年上升,科研项目多、数量大,编制预算难度大

    在过去的几年里,科研经费虽然占医院总收支的比例不大,但增幅明显。以本院为例,在研项目的科研经费在总收入中占比于2011年—2015年期间呈现逐年上升的趋势,其上升速度远大于医疗总收入的增加。科研经费不仅规模庞大而且品目繁多,其来源包含:院外经费,院内经费;类型分为:纵向经费、横向经费、专项建设经费以及国际合作经费等;开支包括:经常性项目和购置基金,其中经常性项目又包括:材料费、协作费、科研业务费、科研酬金、实验室改装费、科研管理费等7大类。可谓是“麻雀虽小,五脏俱全”。本院2015年共有在研项目153项,每个项目一套预算。编制预算工作量之大可想而知。

    2.跨年度项目多,执行预算过程难以控制

    科研经费是随着科研项目的进程以及预算的时间节点进行划拨的,根据项目实施的实际情况产生费用支出,其周期以课题本身的开题和结题为时间节点,与会计所依据的公立年度周期不相匹配。由于,绝大多数项目不会在当年的年底结题,因此,用项目年度预算总体执行率来反映当年度科研经费预算执行的有效力的指标意义不大,只能以单个科研课题为单位来查看个体项目的预算执行率,大大增加了对预算执行控制的难度。

    ()科研经费预算审计的难点

    科研经费预算审计在医院开展的较晚,审计中发现的问题主要集中在预算编制环节和预算执行环节。前者主要包括:编造虚假的课题预算;编制的课题预算不合理;课题经费来源与支出预算编制不完整或没有列到明细。后者主要包括:预算实际执行与期初预算差异较大;通过各种方式挤占或者挪用课题经费;经费使用和课题研究进度不匹配,经费结余金额较大。出现上述问题的根源主要有以下几个方面:

    1.缺乏统一的科研经费预算审计制度

    由于目前关于科研经费管理的制度尚未统一,出现了有关科研管理文件数量众多,但未形成完备的制度体系的现状,因此造成医院科研审计制度不健全,责任模糊的现象。各家单位你有你的制度,我有我的规定,当出现了“文件打架”“理论相悖”时,找不到国家层面上的、系统的、完善的科研经费审计制度。在这种情况下,科研经费预算审计面临无制度可依的尴尬局面。

    2.科研经费数量大,而审计力量有限,无法细化到预算环节

    科研项目种类多、数量大,当医院在研的和已结题的科研项目全部纳入内部审计范围时,对人力资源有限的内部审计部门来说是一个很大的挑战。而社会审计机构对医院科研业务不熟悉,无法简单委托。在这种情况下,内部审计人员需要花费大量的时间和精力把握科研预算管理的业务流程及其内部控制,建立有效地业务模式,才能满足日渐增长的业务需要,细化到预算环节则更加难以实现。

    3.科研经费预算审计需要各部门协同合作

    开展科研经费预算审计涉及的部门、人员众多,不仅包括科研管理部门、财务部门、资产管理部门,也包括科研项目负责人等。如果没有院领导的重视与支持,科研人员的理解和配合,单单靠审计部门沟通协调,难以实现以上众多部门、人员的协同合作,终将会使科研经费预算审计工作事倍功半。

    4.科研业务涉及专业性强,更需要充分而有效地沟通

    不同于其他业务管理,科研业务具有其复杂性。内部审计要深入了解其审计对象的业务、控制、风险,才能有效地开展工作。科研业务往往是对未知领域的探索,其业务过程和费用开支都有很大的不确定性,如何对其有效地管理和审计都是一个需要深入探索的问题。由于临床、医技、护理人员工作繁忙,科研经费主要由科研管理职能部门协助科研项目负责人管理和使用。因此科研经费预算审计要想顺利开展,离不开科研职能部门的配合和协助,更需要审计人员与科研人员进行充分的沟通交流。

    三、加强科研经费预算审计的刘策和建议

    ()制定统一的规章制度是开展科研经费预算审计的前提条件

    科研经费审计制度是专项审计制度中的一项,包含科研经费预算审计制度。制定统一的科研经费预算审计制度首先要完善和细化科研经费审计制度。使科研经费审计有权威的制度可以遵循。科研经费预算审计制度具有指导性和约束性;鞭策性和激励性;规范性和程序性的特点。对实现科研预算经费审计工作程序的规范化,管理方法的科学化,起着重大作用。要逐步实现将科研经费预算审计列入医院内部审计常规工作的目标,可以从以下几个方面着手。

    1.加强预算编制,制定科研经费预算编制指南

    预算编制指南是某一时期(一般指下一年度),预算编制过程中对相关文件、政策事项的说明和指导性文本;是审查科研经费预算编制合法性、真实性、完整性、科学性、稳妥性的主要依据;是预算编制的总纲。科研经费预算编制指南的内容主要包括:预算编制职责分工;预算编报的实施步骤;预算编制的工作内容以及当期预算编报工作中应当重点关注的问题。

    2.建立权责清单制,强化责任意识

    医院审计部门督促在内控制度中建立权力、责任以及负面清单制,可以在规范相关职能部门、关键人员科研管理权利运行的同时提高责任意识。清单内容主要包括各部门的权利目录、责任目录以及实施某项权责的主要依据。医院科研处、资产管理处、财务处、纪监部、审计办以及课题项目负责人对照清单各尽其能、各司其责。不仅可以防止部门职责不明确造成的扯皮推诱,更有利于明确关键风险防控点,制定相应的防控措施,加强风险教育,强化经济责任意识,形成完善的内部监督审计体系。

    3.建立科研人员诚信制度,获取可靠的审计评价依据

    在科研课题立项、预算和验收等过程中,内部审计人员可以聘请外部专家对科研项目负责人分别进行信用评价和信用记录。将责任人申请、开展、完成课题情况,课题经费预算执行情况,是否出现违规情况,进行具体量化,并记录至课题申请人员诚信档案,作为以后审批科研项目的重要依据。以此来规范科研项目管理并为科学审计提供可靠的审计依据。

    ()将科研经费预算的编制与调整作为科研经费预算审计的重点

    1.加强对预算编制环节的审查

    科研预算编制是科研经费管理的基础,以预算编制为前提,有效管理科研经费,将预算管理贯穿于科研经费管理的全过程,这就要求提前做好预算编制的相关准备工作,使预算编制更具有合理性和可操作性,同时,要在预算编制过程中坚持实事求是的原则,细化预算科目。审计中注意审查是否存在编制虚假项目预算套取课题经费的现象。若某一项支出率过低,应引起重视,查明原因,排除存在通过科技中介机构包装虚假项目同一项目,多头申报等方式骗取经费的可能。因此一份编制质量较高的科研经费预算是高效审计的基础。

    2.重视对预算调整环节的监督

    预算调整是对预算执行环节的审计的重点关注点。预算批复后原则上不予以调整,要查看是否存在随意调整预算的情况。《财政部、科技部关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》中规定了国家科技计划和公益性行业科研专项经费预算调整的相关规定,对需要报批调整的事项、医院有权调整的事项、一般不予调整的事项作了较为详细的规定。因此,在审计过程中须结合具体预算调整要求进行审查。

    ()开展科研经费预算审计的审计方法——审计抽样

    医院科研经费金额大、项目多,审计部门要在人员少、时间紧的情况下对科研经费预算(主要是预算编制和执行过程)的状况作出客观公正的评价,及时找准体制、机制的问题,必须借助科学的方法进行审计。审计抽样方法对提高审计效率、降低审计成本、防范审计风险具有重要意义。

    1.审计抽样的定义

    审计抽样是指审计人员在审计业务实施过程中,从被审查和评价的审计总体中抽取一定数量具有代表性的样本进行测试,以样本审查结果推断总体特征并作出审计结论的一种审计方法。

    2.审计抽样在科研经费预算审计中运用的范围

    科研经费预算审计中,在项目的选取和支出凭证的抽取环节中可以运用审计抽样法,对于审计工作顺利开展起到事半功倍的作用。

    对于科研经费预算编制,应重点抽查高风险项目,如:可疑的、异常的、特别具有风险倾向的项目,与医院发展中心目标紧密联系的项目。

    对于科研经费预算执行,应重点抽查高风险项目,如:会议费、劳务费、办公用品等容易执行错误的项目,单笔支出金额较大的项目,以及与外单位签订经济合同的项目。

    3.审计抽样中样本量的确定

    科研经费预算审计的样本量包含:选取审计的科研项目数、抽查凭证的个数、审查合同数等。样本量的大小与上述样本总容量的大小成正比,与总体项目差异成正比,与审计结论的精确限度成反比,与审计结论的可信赖程度成正比。

    4.针对不同预算环节采取不同的审计方法

    在预算编制环节的审计中,对于重大科研项目、重点关键业务审计抽样中应采取系统选样法,确定较小的额抽样间距,以增加选取样本量。通过审查单个项目预算编制合理性偏差推断整体的预算编制偏差。

    在预算执行环节的审计中,对于单笔执行金额占该项预算总额比重较大支出凭证的抽样,应采用分层选样法,按金额大小将总体样本划分成若干个区间,再分层考虑每各区间预算执行率偏差,以此推断整体的预算执行率偏差。

    5.对抽样评价结果的应用

    科研经费预算审计抽样的最终目的,是希望通过审查单个科研项目,从个体特征推断医院在研科研项目和已结题科研项目的整体特征,从而形成针对整体的审计结论。通过整体评价、督促科研管理职能部门等与科研经费相关的部门和人员的整改落实,解决和纠正审计中发现的问题,以达到科研预算资金使用合规、合法,流程规范的管理目标。

    ()构建良好的审计环境,提高审计工作质量

    1.积极争取医院领导对科研经费预算审计工作的支持

    开展科研经费预算审计涉及的部门、人员众多,如果没有医院领导的重视与支持,单靠审计部门难以沟通,将会严重影响审计工作的顺利开展。因此审计部门要积极争取医院领导的支持。医院领导重视审计工作不仅可以亲自参加和主持召开全院范围内的会议,进行审计前的动员和协调,而且可以多部门配合成立科研经费预算审计工作小组,从人力、物力、财力等方面给予审计部门大力支持,在审计人员、资金、设备方面提供必要的保障。

    2.高度重视科研经费预算审计过程中的沟通,实现各方协同合作

    科研经费预算审计涉及面广,环节多,审计时间长。更能考验审计人员有效地沟通的能力。审计过程中要特别强调与各部门之间的相互沟通,对于发现的问题和管理漏洞,把解决问题和预防问题的再次发生放在第一位,得到相关部门的认可和赞同,为科研经费预算审计的开展营造良好的外部环境。

    同时,审计人员应站在坚持原则保持独立性的基础上,本着为科研人员服务的态度开展工作。不仅要发现问题还要分析问题产生的原因、背景,找到问题的解决办法,从而弱化审与被审的关系,使科研人员逐步建立起对审计人员的信任感。

    3.严格按照要求参加培训,提高审计人员对政策的掌握度和整体业务素质

    内部审计活动涉及大量的专业知识,内部审计人员不仅要具备会计、审计等方面的知识,还需要掌握经营、管理、信息技术、风险管理和法律等方面的知识,并需要灵活运用所掌握知识的技能和经验。然而,内部审计人员职业环镜包括法律、社会、经济等环境因素是不断变化的,比如近几年就连续出台的关于科研经费管理文件和规定:《关于改进加强中央财政科研项目资金管理的若干意见》(国发[2014]11);《国家卫生计生委关于进一步加强医学科研项目和资金管理的通知》(国卫科教函〔2014]182),《因公短期出国培训费用管理办法》(财行〔2014]4)。通过对制度的解读,理解和消化其指导思想,是学习的重要内容,将作为我们开展科研经费审计的依据。因此,审计人员更要珍惜每次培训、学习的机会,积极参加职业后续教育,掌握和运用相关的新知识、新技能和新法规。只有这样,才能满足职业的需要、保证执业的质量。

    四、科研经费预算审计发展的前景展望

    随着信息技术的快速发展,将有越来越多的医院科研部门借助计算机系统管理科研项目和科研经费。这将有力的推动科研经费预算审计的信息化进程。期望会有那么一天,医院管理层和每个职能部门都能从内心深处切实的理解审计监督是维护医院经济安全的重要工具,是医院管理系统中一个具有预防、揭示和抵御功能的“免疫系统”。在推进信息化进程中把内部审计纳入医院的经营管理中,与医院的业务流程、财务、事务管理流程紧密联系,赋予审计部门必要的信息系统查看权限,让医院审计部门从更多的重复性工作中解脱出来,为医院的发展作更多的实际工作。

 
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