审计视角下会计凭证电子化的意义探究(曹弋洋 顾宁 卜黎敏 冯博巍)
 

审计视角下会计凭证电子化的意义探究

曹弋洋  顾宁  卜黎敏  冯博巍

    一、会计凭证的理论分析

会计凭证就是用来记录经济业务事项发生、明确经济责任并据以登记账簿、具有法律效力的书面证明,不同角度下的会计凭证形式及功能都不尽相同。   

  1. 会计核算角度看会计凭证   

会计基本理论包括会计要素、会计等式、会计前提、会计确认、会计计量、会计记录和会计报告。会计核算是对已经发生的经济业务采用一定的载体和方法,根据信息使用者的要求进行反映的过程,它以货币为主要量度,对会计主体的经济活动进行事后核算,也就是会计工作中记账、算账、报账的总称。会计核算主要包括会计基本假设、会计基础、会计信息质量要求、会计计量属性和会计核算方法。在整个会计核算过程中,会计凭证是第一个关口,是整个会计核算体系运行的出发点,并贯穿会计运行的始终。   

会计凭证一般分为原始凭证和记账凭证,它们具有不同的特点,对会计核算起着不同的作用。原始凭证是用来记录经济业务发生或完成情况,明确经济责任,作为记账原始依据的书面证明,它在经济业务发生时取得或填制。记账凭证由会计人员根据审核后的原始凭证,按照经济业务事项的内容和性质加以归类,并确定会计分录,作为登记会计账簿依据的会计凭证。记账凭证是记账的直接依据,原始凭证是它的附件和原始依据。   

  1. 法律角度看会计凭证   

会计作为构建企业契约复杂体的关键环节,其根本的功能在于将企业运行所涉及的资源和利益主体有机结合在一起。会计要对交易进行反映和控制就必然要通过载体契约来进行,由于交易与契约相伴而生,互为因果,契约对交易的条件、金额、性质、时间的记录直接成为会计计量和监督的对象,因而会计对交易的反映和控制实际上也就是对契约的反映和监督,并因此而成为监督契约订立和履行的重要机制。   

会计记录必须以凭证为根据,这是记录经济业务、明确经济责任的书面证明,类似于证据中的“书证”。任何凭证都应具有三个方面的特征:能够证明民事经济交往事实;反映的内容是以一定的文字、符号、图画表现出来;证明的内容具有不可否定性,也不会随时间变化有所变化。   

  1. 信息系统角度看会计凭证   

信息系统是能够接收输入数据和指令,按照指令要求对数据进行处理,输出有用信息的独立完整的系统,它具有输入、存储、加工、传输和输出五个基本功能。首先对待处理的原始数据转化为信息系统需要的信息输入系统中,然后对进入系统的数据进行加工并按一定的方法存储,将信息传达至各个使用部门,最后把加工处理后的信息按不同方式输出,如报表、图标文字资料等。会计是“一个以提供财务信息为主的人造经济信息系统”,它实际上就是会计信息收集、加工处理、存储到会计信息输出的工作过程。   

会计凭证是会计主体经济活动的载体,对会计主体持续经营、稳定发展起到链条、纽带、衔接的作用。会计信息是经济信息的重要组成部分,它一般通过数据,以凭证、账簿、报表等形式反映出来。随着生产的发展,及时准确的会计信息在企业管理中的作用越来越重要。会计凭证是提供原始资料、传导经济信息的工具。通过会计凭证的加工、整理和传递,可以直接取得和传导经济信息,既协调了会计主体内部各部门、各单位之间的经济活动,保证生产经营各个环节的正常运转,又为会计分析和会计检查提供了基础资料。会计凭证的主要功能就是实现了经济信息的传递、加工与分类,为会计核算与监督提供依据。原始凭证是进行会计核算的原始资料和会计资料的基础,也是引起会计信息失真的一个源头,随着计算机及技术的发展,也给会计工作带来了机遇和挑战。当企业经济环境发生变化时,会计人员应从信息技术和会计工作相结合的角度出发,重新确定解决办法和处理规则,并尽可能地将其转化为计算机可以处理的内容。   

二、传统会计凭证应用现状分析   

1.传统会计凭证的优点   

原始凭证易于收集。虽然目前信息化已经在发达地区较为普及,但是各行各业仍然以纸质单据作为最主要的凭证形式。由于纸质凭证相比电子凭证更便于读取、成本更低,且纸张作为信息载体已有悠久的历史,因此更容易被人们广泛接受。   

已具有成熟的规范标准。由于传统纸质版凭证单据长久以来被人们所接受,各行各业都已有针对其自身文件的规范标准。会计凭证的保存也已针对纸质凭证进行了非常完善和系统性的规范。   

保密性较好。纸质会计r}证由于仅存一份保存,不存在遭到网络攻击泄露信息的困扰。借还情况有专人记录,能够在较大程度上保证单位内部信息的私密性。   

2.传统会计凭证的缺点   

手工装订凭证质量不佳。由于会计人员的疏忽,纸质凭证很容易将背书签名、单据号码日期等关键信息装订至封角导致审计人员难以复印留底,甚至无法查看。   

单据较多的单笔凭证中难以查找所需单据。部分凭证业务相同,但是金额大、原始凭证数量多,而手工纸质凭证无法像计算机数据般提供搜索功能,此时若要在众多同类单据中找出某张特定的单据非常困难。   

纸质原始凭证抽取频率不宜太高。部分差旅费餐费等报销凭证由于原始凭证单张金额较小,数量较多,多次翻阅容易导致脱落造成原始凭证遗失;纸质原始凭证种类繁多大小规格不一,多人多次抽取、使用、存放使原始凭证整洁及完整性难以良好保持。   

受空间地域限制。如要使用时间较久远的已归档凭证则需要向档案保管人员办理交接手续,这会给审计期间较长或有后续审计的项目带来影响,此问题对于外部审计而言尤为突出。审计人员办公地点与单位资料档案存放地点一般分隔较远,多次归还抽取需要与保管人员协商,影响工作效率。   

对档案保存有较高要求。由于纸质文件相较电子数据存储介质体积较大,在若干年后必须对档案进行清理、销毁。而电子数据存于硬盘等电子媒介中,体积小容量大,适合档案的长期保存。另外对于档案保存条件不理想的部门,时间久远的原始资料容易遭到虫害、霉变的影响,而电子数据文件随时间变迁的影响较小。   

多人使用受限制。传统纸质会计凭证受制于其本身的纸质属性,无法多人同时查看同一凭证,虽然在安全性上有所保证,但是遇到多人甚至多部门同时需要使用会计凭证资料时会影响工作进度。   

三、网络环境下会计凭证应用现状分析   

1.传统会计凭证的网络应用探索   

信息化环境下,对原始凭证的规范化、标准化提出越来越高的要求,多媒体技术的出现大大加快原始凭证数据的采集速度。纸质原始凭证有两种形式:一是手写填列,二是打印输出。对于第一种,可采用摄像、扫描等方式将每张原始凭证存入专用的计算机目录文件中;对于第二种,则可直接将计算机中的电子文档分类保存。当原始凭证经过摄像或扫描审核后,记账凭证的输入员可以直接据以在机上填制记账凭证,这一做法可以随时检查记账凭证与原始凭证的对应关系,保证机内原始凭证与记账凭证的一致性,并为会计凭证的无纸化操作奠定基础。然而,这种传统凭证的网络应用最大的缺点是计算机不能自动识别,还得人为观看与操作。一方面,纸质凭证上的数据,计算机不能自动识别,制约了信息技术在会计中的充分运用,记账凭证还是手工录入,限制了会计数据处理的自动化;另一方面,凭证图像信息生成经过审核后,其种类繁多、格式大小不一,还是以记账凭证的形式录入会计系统,业务数据的采集起始点还是在记账凭证上,这样不能从源头上保证原始经济数据的真实可靠,不能提供“原汁原味”的会计信息。另外,人为的主观判断也会影响会计信息质量。   

2.电子会计凭证的运用   

随着企业电子商务的普及,越来越多的经济交易在网络环境下进行,记录原始经济事项的电子原始凭证大量生成,如电子缴费单、电子订货单、电子结算单等。各种电子原始数据在经济业务发生时录入计算机,运用财务软件可以对其直接进行加工处理自动生成电子记账凭证。电子原始凭证实质上是电脑存储介质中的一组数字信息,是无形的,虚拟存在的,它通过计算机相应程序编码及网络技术达到电子原始凭证的形成、储存以及传递。电子原始凭证不仅有文本、图像图形、甚至还可以通过人工智能识别的音频和视频等多媒体信息,它既可以存放在磁介质的磁盘上,也可以存放在光盘上、USB电子硬盘上。   

电子记账凭证作为会计信息的重要载体之一,是由财务软件根据会计规则及业务处理流程,自动生成的一种数据输出形式。它实际上是信息处理的桥梁,是对已采集的原始数据进行会计确认,并为会计处理过程传递数据,作为电子账簿、报表生成的依据,账簿、报表的准确与完整性完全依赖于记账凭证,会计管理的信息和资料很大程度上也来源于记账凭证。制作记账凭证,输入基本的财务数据不是其主要工作内容,而是根据财务处理规则,对已采集输入的业务数据进行会计的组织及确认。在财务软件中,运用计算机建立帐套,录入记账凭证,系统根据记账凭证就会自动生成电子账簿和报表,通过处理记账凭证实现了会计信息系统的电子化。   

3.电子会计凭证的功能与安全   

电子原始凭证既是对交易和事项的记录载体,又是会计核算的主要依据。在网络环境下,经济业务发生所产生的各种电子原始凭证通过网络可以实时地传递到企业会计部门。原始凭证的电子化不仅克服了传统纸质凭证手工传递速度慢的影响,而且电子原始凭一次存入数据库可以做到数据共享,使得许多经济业务在其发生的同时其信息就能“实时”地进入企业会计系统,从而大大促进财务核算和管理的速度和效率。   

电子单据不断标准化、规范化。电子原始数据审核和确认后,可以利用会计记账凭证编制的软件模板自动生成电子记账凭证,自动生成的电子记账凭证不能做任何修改。由于经济业务的每一笔数据都必须依据一定的会计科目,业务上的每一笔数据都可以包含在记账凭证文件中,这样,账簿和报表的数据就可以直接来源于记账凭证,记账凭证形成的同时各种账簿报表也已经产生,能够实现网络财务下的记账凭证的实时处理。   

互联网信息技术给会计处理带来便利的同时也带来了财务数据的安全问题,会计凭证的保密安全性受到威胁。企业管理系信息、会计信息涉及许多商业机密,在电子化会计凭证生成、审核、入账和归档的过程中,任何环节的内控失效都会造成泄密,会计凭证的真实性无法得到可靠保障,会计信息及财务数据的安全受到影响。例如:企业通过网络完成经济交易,无纸化的会计凭证信息通过网络与企业外部联接,加密手段的失效和未授权人员的非法入侵或病毒的感染都可能无法保证会计凭证的安全性。另外,信息环境下,会计信息数据处理依赖计算机软硬件完成,一旦计算机软硬件出现问题(如水灾、火灾甚至病毒对计算机造成的损坏),会计凭证的安全受到威胁,同时,会计凭证主要依靠自动化集成系统自动生成,这种功能往往比较集中,自然或人为的微小差错会对数据造成重大影响。   

四、结语   

毫无疑问,会计原始凭证无纸化是社会发展的方向,构筑会计原始凭证无纸化社会级平台应是本文研究的最终目标。虽然面对这样庞大的系统工程,我们需要更强的技术支持和国家法律法规的保障。但是我相信原始凭证的无纸化最终会和会计电算化一样使会计人员从机械化的劳动中得到极大的解放,使会计人员的精力投入到更有价值的管理工作中。

 
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