浅谈强化内控管理审计对组织创造价值的重要意义
 

 

 

高翠山

北京市通州区教育委员会

 

内容摘要:内部审计是建立于组织内部,服务于管理部门的一种独立的检查、监督和评价活动,是审计监督体系中的一个重要组成部分。内部控制是组织内部约束机制的主要内容,故此加强内部控制管理审计对于维护组织的生存、提高组织的活力,防范组织的内部风险,增加组织的价值,具有重要意义。本文从开展内控管理审计的内容、方法等方面着手,结合自身工作实践,详细阐述了强化教育系统内控管理审计为组织创造价值的重要意义。

关键词:教育事业单位 内控审计 组织价值

 

一个单位若要实现组织价值的最大化,则要以关注组织最重要事项为核心,即关注对组织目标实现起到决定性作用的管理程序。而内部控制管理是单位为了提高会计信息的质量,保护资产的安全完整,确保管理指令和有关法律法规、规章制度的贯彻执行而制定的一系列控制方法、措施和程序。内部控制是组织内部约束机制的主要内容,它对于维护组织的生存、提高组织的活力,防范组织的内部风险,增加组织的价值,具有重要意义。每个组织的内部控制都是建立在一定的控制环境中的,但随着社会的发展,控制环境不断发生变化,这种变化会使原来比较健全有效的内部控制发生残缺或失效。随着人们对内部控制规律的深入了解,人们也需要对内部控制进行不断完善。这些都要求人们对现有内部控制的健全有效性进行不断的评价,以发现其中存在的问题,及时加以改进和完善,使其趋于健全、有效。在这过程中各单位组织可以聘请外部审计师进行这种评价,但内部审计机构更了解本组织的情况,而且更关心本组织内部控制的健全有效性。因此由内部审计人员来进行这种评价,不仅更加准确、有效,而且成本更低,评价更及时。综上所述,内部审计机构才是内部控制健全有效性的主要评价维护者。

在对教育系统管理中,内部审计工作的开展能够真实地摸清单位的财政财务收支规模、来源渠道和使用方向,发现并揭露存在的违法违纪问题,防止国有资产流失,及时发现并尽早控制各种舞弊行为揭露以权谋私,贪污腐败等问题,严肃财经法纪,促进党风廉政建设。随着教育事业的发展,教育机构职能的明确与转变,管理职责日益清晰,教育事业单位的内部审计工作更应从关注单位财政财务收支的合法性向关注单位内部控制管理的合理性转变,由传统内部审计向战略视角的现代增值型内部审计转型,强化管理审计从而促进本部门、本单位管理水平和使用效益的提高。

  一、内控管理审计重点内容

(一)内部控制制度的分类

审计实践表明,内部控制制度主要包括两个方面,即内部管理控制制度和内部会计控制制度。然而一个单位的内部控制制度是否健全和有效,不仅直接反映这个单位的管理水平和工作效率,而且与现代审计活动的开展关系极大。现代审计的一个重要特征,就是在评价被审计对象内部控制制度的基础上,决定进一步审计工作的范围、程序和方法。所谓内部控制管理审计是指以内部控制为对象,在评审被审计单位内部控制制度的基础上,决定抽查会计资料的内容、范围和程序,据以进行符合性和实质性测试的一种审计方法。它是从传统的会计事项为基础的详细审计转化和发展过来的一种新型审计方式,由于这是一种科学的审计方法,不仅减少了审计的险性,而且提高了审计工作的质量和审计效益,故被许多国家确定为审计标准之一。

内控管理审计的对象是各单位的内部控制制度及其在单位管理中起到的作用。以我区教育系统为例,各单位的内控制度大约可以分为以下几下方面:

1.责任控制制度。责任控制制度是以确定各单位组织内部各部门、各环节、各层次及其人员的经济责任为中心的内部控制制度。它由工作岗位责任制和各部门、各环节、各层次的责任制两方面组成。这种制度主要是检查各种岗位责任制赋予各职能部门和经办人员的责任是否达到分工明确,职责分明的目的,比如各单位常有的“校长职责”、“财务主管校长审批权限”、“出纳员岗位职责”、“会计岗位职责”及“固定资产管理员岗位职责”等制度。

2.内部牵制制度。内部牵制制度为了保证会计资料的正确性、可靠性及保护财产而形成的一种制度。它主要检查会计事项的处理或不相容的职务是否遵循必须经过两个以上的人员或部门的原则,以防止差错、舞弊的发生。它主要体现在各单位的“财务审批制度”、“会计稽核制度”等制度。

3.会计控制制度。会计控制制度是指各单位为了保证会计数据的正确性和可靠性而采取的各种措施和方法,主要是各种凭证的记录、传递,资金的使用,债权债务反映,会计报表编制等各个环节的控制制度和程序。主要是通过账证、账账、账表之间的相符关系,检查会计数据的可靠性;通过账实核对检查账实是否相符,以保证会计数据的真实性;通过严格的复核审批制度,以保证会计业务处理的合法性;通过定期编制计算平衡表检查所有数据的正确性等。主要有“货币资金管理制度”、“财务收支审批制度”、“财务人员对账制度”等制度。

4.财产、凭单管理制度。财产、凭单管理制度是为了确保经济组织的财产和各种凭证单据而建立的控制制度,它包括财产管理责任制和凭证单据管理责任制两部分。如财产物资的保管、清点、验收、领用、计划、预算、合同、单据等各个环节,都应实行专人管理。主要有“固定资产管理制度”、“固定资产清产核资制度”、“财务档案管理制度”等制度。

(二)教育系统内控管理审计重点的确立

结合教育系统内部审计工作的特点,内控管理审计工作中我们将“强化单位内部控制管理,规范教育经费收支行为,提高教育经费使用效益” 定为内控管理审计工作的任务目标,从内部控制制度制定与执行情况着手,将内部控制管理审计内容重点确立在三个方面。一方面是单位内控制机制的组织情况,包括各单位是否建立的内控机制及各项制度是否健全等。另一方面是各项内控制制度的落实情况,包括各项教育经费的收支是否严格执行了内控制度,做到收支合理、核算规范。第三方面是各项内控制度的执行带来的效益,主要是指各项教育经费的收支在制度的管理下,为单位的软、硬件建设带来的变化,教育教学活动中起到的作用等。

二、内控管理审计工作开展的方法与措施

内控管理审计的范围是极为广泛的,其手段也是多种多样的,但究其本质内控管理审计主要包括内部控制制度的方法和评价两方面,大体上可分三个步骤:1.了解和描述内部控制制度;2. 评价内部控制制度;3. 综合测评,指出不足。但由于各部门内部审计机构设置的复杂性及其内审人员、办公条件的限制,各个部门开展内部控制管理审计的方法与措施也不尽相同。以我区教育系统内审机构开展的内控管理审计工作为例。结合教育系统内审工作的特点,我们把内部控制审计工作方法与措施定为“一个重点两个结合”,即重点加强各项制度对各个控制环节起到的作用审查,目的在于发现制度中控制的薄弱环节。结合日常财政财务收支审计重点开展对教育经费收支管理的内控管理审计;结合经济责任审计工作重点开展对教育教学设备管理及使用情况的内控管理审计。

(一)在财务收支审计工作中加强教育经费使用情况的内控管理审计

开展财政财务收支审计工作已经是我区教育系统内审的一项常规工作。将内控管理审计与财务收支审计结合,以财务收支审计为载体,在审计实施中加大对单位教育经费管理的内控管理审计比重,积极探索审计评价方法,实现由单纯的财务收支审计向内控管理审计转化,是近年来我们开展内审工作的新重点。具体做法是,在全面开展财务收支审计工作中,重点加强以下几点工作:

1.评定单位财务工作的内控管理机制是否健全

财务收支审计实施中在查阅会计账簿、凭证等资料基础上,着重查阅单位的内控制度、重大会议纪要等相关资料,并针对被审计单位的具体情况,对内控制度的合理性与实效性进行分析,评价各项内控制度是否符合本单位的实际,在财务管理上是否能起到控制管理的作用。如教育发展的管理理念、组织结构、人事政策、国家政策法规、国家监督机关监督检查方式等方面的变化及其对被审计单位内部控制的影响;同时重点检查各单位新的教育经济事项出现后,不相容职务是否合理分离,一般授权与特殊授权的划分是否合理,凭证和账簿的设置是否齐全,会计计量和记录是否真实可靠,各种控制措施是否保证资产的安全完整,预算程序和方法是否合理,定额是否齐全、合理;凭证传递路线是否合理,信息沟通是否畅通等。内审人员可以通过“被审计单位内控制度调查表”和“审计工作底稿”等方面对单位的内控管理机制进行综合描述和评价。对于发现的残缺和失效问题,内审人员应查清其产生的原因,分析其可能造成的影响,向组织的高层管理人员提出完善的具体建议。

2.结合单位工作实际,评价对内制度的执行是否落实到位

内审人员通过对财务负责人、会计及出纳人员进行谈话询问,核实内控制度执行情况。通过《财务内控制度测评表》、《货币资金内部控制调查表》等评价指标,对单位制度的制订、执行情况及重大支出的管理情况进行评价,核查单位内控制度的落实情况。

3.分析综合阶段

针对评价结果结合财务支出审计发现的问题,分析单位经费的管理机制,找出在内控管理机制中存在的风险。如在近几年审计工作中我们发现,相对国家教育经费投入的逐年增长,绩效工资的有效实施,办学条件的不断改善,部分单位领导的教育经费管理理念较陈旧,在如何规范使用教育预算经费上存在着一些困惑,在维修(护)费、教师培训费等公用经费的使用上存在着一些问题,造成公用经费的使用低效。针对存在的问题审计组为学校决策部门提出在经费收支管理中,一要强化审批手续,二要简化审批流程,进一步提高教育经费使用效益的建设性意见,并将审计结果以书面的形式送达到各被审计单位。各单位对审计结果均给予了高度重视,对本单位经费管理中存在的不足积极进行整改。通过审计,各单位加强了对财务部门负责人和会计人员的培训,提高了管理人员法律意识,进一步规范了教育系统财务、财产管理,促进教育协调发展。

(二)在经济责任审计工作中强化对资产内控管理的审计

在全国形成的坚持“逢离必审”,而且积极推行“先审后离”、“先审后任”,以避免干部“带病上岗”、“带病提拔”的领导干部任期经济责任审计制度中,在单位内部通过内审工作开展对党政领导干部和国有企业领导人员任期经济责任审计,是党中央、国务院从源头上预防和治理腐败,促进领导干部廉洁自律,大力推进依法行政的重要措施。结合经济责任审计工作,强化各单位的资产控制管理审计,重点对教育教学设备的投入,管理、使用效益等方面管理审计,是开展内控管理审计工作的另一重途径。

在经济责任审计中,加强对单位资产审计。通过抽查实物、查看固定资产登记手册、借领手册等资料了解单位对固定资产的内部控制管理情况。通过查阅教育教学设备的使用记录,了解设备使用情况,并对单位的固定资产管理及使用情况给予评估。针对发现的问题对学校的固定资产管理提出合理化建议。通过在经济责任审计中强化内控管理审计内容,强化了领导干部的经济责任意识、自我约束意识,促进了我区教育系统党风廉政建设。

三、强化内部控制审计对推动组织决策、计划的实施,提高经费效益创造组织价值上起重要作用

事业单位内部审计工作是促进事业建立健全内部约束机制,维护国家的财经法规和事业单位规章制度贯彻落实的必要保证。内部审计人员凭借专业的技术和方法可通过事前、事中和事后的审计,督促事业单位遵守国家财经法规和事业单位规章制度,及时发现内部控制方面的问题,提出意见和建议,防止和制止违纪违规和违反事业规章制度行为的发生,或使已经发生的问题及时得以纠正和处理,保证事业单位业务活动健康有序的运行和发展。以我区开展的教育系统内部审计工作为例,我们把内部审计定位确立在管理和效益两个方面。在工作中把内部审计从监督检查转变到控制机制上来,从传统的财务收支审计逐步向以内部控制和风险管理为导向的管理审计推进,充分发挥内部审计在健全内部控制机制、加强风险管理中的职能;从内部控制和管理入手,通过对内部控制制度和管理效能进行审计,找出内部管理方面存在的人力、物力、财力浪费和流失的漏洞,提出相应的审计建议和对策,完善管理机制和监督制约机制,从而为组织在科学管理、提高教育经费使用效益创造更高的价值发挥内部审计的功能与作用。

内审实践表明,内控管理审计,不只停留在罗列内控制度建立与否上,更上升到评价内部管理制度的优劣上。分析内控制度体系能否驾驭整个单位的经济业务活动,核对每一个违规与差错是否有条款与之对应并施于约束。审计人员科学合理地设计测试分析表和分析报告,及时提出修正建议,将内控制度评价工作列入内部审计常规性的工作范畴,从而促进单位内部管理制度不断推陈出新,防范控制风险、减少损失达到预期管理效果,充分发挥出内控管理审计对组织发展的价值。

 

参考文献:

王直群“谈谈内部控制审计实物操作”《财会学习》 2013年第24649

 

 

 

 
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